El tipo de hoja de observaciones que se necesita es muy sencillo; la figura 34 contiene un modelo con los epígrafes necesarios. Si hacen falta más hojas, bastará con que tengan las columnas 1 a 5, sin el encabezamiento.
El especialista en estudio del trabajo seguirá anotando mientras lo estime necesario para obtener un cuadro representativo de los movimientos del trabajador, cosa que puede exigir unas horas, un día o incluso más. Tendrá que estar seguro de haber registrado todos los desplazamientos del operario y de haberlos visto hacer suficientes veces como para estar seguro de su frecuencia relativa. En caso contrario puede formarse una idea equivocada, puesto que quizá haya observado al trabajador únicamente durante una parte del ciclo completo de actividades, cuando recorría sólo algunos de sus trayectos habituales. Es posible que después no los haga más y utilice mucho, en cambio, otros caminos. Una vez que el especialista crea que llegó a un cuadro fiel, verificará con el obrero si no pasó por alto algún movimiento corriente, y entonces sí podrá establecer el diagrama de hilos.
Deberá hacerse un plano a escala de la zona de trabajo semejante al del diagrama de recorrido (puede utilizarse el mismo plano con tal que esté dibujado a escala). Se dibujarán también a escala las máquinas, bancos, depósitos y todos los puntos del recorrido, así como las puertas, columnas y tabiques que influyan en el trayecto seguido. Una vez terminado, el plano se fija en una madera blanda o en un tablero y se hincan alfileres firmemente en cada punto de parada, de modo que la cabeza sobresalga más o menos 1 cm. También se fijan alfileres en todos los puntos de cambio de dirección. Se toma un hilo de longitud conocida y se ata al alfiler que señala el punto de partida del trayecto (banco de inspección I en la figura 33). Luego se pasa el hilo por los alfileres que marcan los demás puntos del recorrido, siguiendo el orden de la hoja de registro, hasta que estén representados todos los movimientos.
De esa forma se obtiene el cuadro de los movimientos del operario, que lleva más hilos en los trechos donde más veces transitó, como puede verse en la figura 33.
En este ejemplo se ve que ciertos trayectos, sobre todo entre A y D, A y H y D y L, se recorren con mayor frecuencia que otros. Como la mayoría de esos puntos están bastante lejos unos de otros, el diagrama nos indica que conviene efectuar un análisis crítico para acercar entre ellos los correspondientes lugares de trabajo.
Como se recordará, el hilo se había medido antes de hacer el diagrama; si medimos ahora el que sobró y lo restamos del total, sabremos cuánto se utilizó. Esa es, a escala, la distancia recorrida por el trabajador. Si se observa a dos o más operarios en la misma zona de trabajo, es conveniente usar hilos de diferente color para distinguirlos.
Ahora se puede pasar a examinar el diagrama y a idear la nueva disposición, como se hizo con el diagrama de recorrido, utilizando plantillas y probando diversas maneras de colocar tanto las plantillas como los alfileres hasta encontrar la disposición que permite hacer las mismas operaciones con el mínimo de recorrido. Para averiguar si es así, se pasa el hilo por los alfileres colocados en la nueva disposición, pero partiendo del mismo punto y siguiendo el mismo orden que antes, y al final se mide cuánto hilo sobró. La diferencia entre lo que sobró la primera vez y lo que sobra ahora representa la reducción del recorrido obtenida con la mejora de la disposición. Quizá sea necesario repetir varias veces la prueba antes de acertar con la disposición que más acorta el trayecto (o sea, con la que menos hilo se usa).
El diagrama de hilos es de gran ayuda para explicar a los directores, gerentes, jefes intermedios y trabajadores los cambios propuestos. Si se hacen dos diagramas, uno con la disposición original y otro con la perfeccionada, el contraste será tan patente, sobre todo si se utilizan hilos de colores vivos, que no será difícil convencer a todos de las ventajas del cambio. A los obreros, en particular, les interesará el resultado de esos estudios para enterarse de la distancia que tienen que andar, y es sabido que a todos nos atrae la perspectiva de un trabajo más aliviado.
El ejemplo siguiente expone esta técnica aplicada a los movimientos de los trabajadores que llevan baldosas de la inspección al depósito.
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