Registrar, examinar e idear - Registrar los hechos

 Después de elegir el trabajo que se va a estudiar, la siguiente etapa del procedimiento básico es la dedicada a registrar todos los hechos relativos al método existente. El éxito del procedimiento integro depende del grado de exactitud con que se registren los hechos, puesto que servirán de base para hacer el examen critico y para idear el método perfeccionado. Por consiguiente, es esencial que las anotaciones sean claras y concisas.

El registro constituye esencialmente una base para efectuar el análisis y el examen subsiguientes; no es un fin en el mismo. Puede hacerse en dos etapas: primero, un croquis o un gráfico rudimentarios, para determinar si los datos reunidos son titiles; después un diagrama o un gráfico mas elaborados y precisos que podrán servir para un informe o una presentación.

La forma corriente de registrar los hechos consiste en anotarlos por escrito, pero, desgraciadamente, este método no se presta para registrar las técnicas complicadas que son tan frecuentes en la industria moderna. Así es, especialmente, cuando tiene que constar fielmente cada detalle ínfimo de un proceso u operaci6n. Para describir exactamente todo lo que se hace, incluso en un trabajo muy sencillo que tal vez se cumpla en unos minutos, probablemente se necesitaran varias paginas de escritura menuda, que requerirán atentos estudios antes de que el lector pueda tener total seguridad de que asimil6 todos los detalles.

 Para evitar esa dificultad se idearon otras técnicas 0 «instrumentos» de anotación, de modo que se pudieran consignar informaciones detalladas con precisión y al mismo tiempo en forma estandarizada, a fin de que todos los interesados las comprendan de inmediato, aunque trabajen en fabricas o paises muy distintos.

Entre tales técnicas, las más corrientes son los gráficos y diagramas, de los cuales hay varios tipos uniformes, cada uno con su respectivo propósito, que se describirán sucesivamente en este capitulo y en los siguientes. Por ahora basta con señalar que los gráficos utilizados se dividen en dos categorías

• Los que sirven para consignar una sucesión de hechos 0 acontecimientos en el orden en que ocurren, pero sin reproducirlos a escala;
• Los que registran los sucesos, también en el orden en que ocurren, pero indicando su escala en el tiempo, de modo que se observe mejor la acción mutua de sucesos relacionados entre si.
• Los nombres de los diversos gráficos figuran en el cuadro 8, divididos según las dos categorías citadas y acompañados por una lista de los diagramas de uso mis corriente.
• Los diagramas sirven para indicar el movimiento y/o las interrelaciones de movimientos con más claridad que los gráficos. Por lo general no llevan tantas indicaciones como éstos, y sirven más bien para completarlos que para reemplazarlos.

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Limitación del alcance del trabajo en estudio

 Una de las primeras decisiones que ha de adoptar un especialista en el estudio del trabajo es la de definir exactamente el tipo de trabajo que se va a estudiar, fijar sus límites y señalar qué abarcará exactamente. Para dar un ejemplo, en la sección anterior utilizamos el análisis de Pareto para elegir los productos o procesos más rentables o más costosos o que originan más desechos. La siguiente cuestión lógica que se ha de decidir es la del alcance de nuestra investigación con respecto a cada producto o proceso. ¿Queremos examinar toda la secuencia de la operación que desemboca en ese producto o sólo algunas partes de ella y en este caso cuáles? ¿Sería más oportuno, por ejemplo, concentrarse únicamente en el movimiento de los materiales o de los operarios, o en la manipulación de los materiales ?

 Para poder adoptar con mayor facilidad esas decisiones, conviene entender cabalmente el problema que se plantea o la situación actual antes de examinar las soluciones o las mejoras. El conocimiento de la situación sea a través de la experiencia o mediante conversaciones con las diversas personas participantes proporcionará al especialista en el estudio del trabajo un indicio de los límites de su investigación, por lo menos en la etapa inicial. Una vez que se haya adoptado la decisión habrá que atenerse a ella. El especialista puede sentir la tentación de analizar con más detalle ciertas cuestiones. Es necesario resistirse a esa tentación, aunque esas indicaciones deben anotarse y abordarse por separado. En otras palabras, el especialista en el estudio del trabajo no debe dedicarse primero al pequeño cometido de un operario que puede requerir un estudio detallado de los movimientos del trabajador y producir un ahorro de unos pocos segundos por operación, a menos que el trabajo sea repetitivo. Tiene escasa utilidad juguetear con fracciones de segundo y centímetros de movimientos cuando se esté produciendo un enorme desecho de tiempo y esfuerzos como resultado de una mala disposición o de una manipulación inadecuada de los materiales pesados.  

Como se verá claramente en los capítulos siguientes, la determinación de la índole del puesto de trabajo que se ha de elegir para el estudio y de su alcance predeterminarán el tipo de técnica de estudio del trabajo que se utilizara. Se podrán por ejemplo emplear ciertos tipos de diagrama para registrar la secuencia del trabajo, que podrían ser diferentes de los utilizados para registrar el movimiento de un trabajador, por ejemplo en una operación de montaje.

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Selección del trabajo para estudio - Consideraciones humanas

 Ciertas actividades causan frecuentemente la insatisfacción de los trabajadores. Pueden provocar fatiga o monotonía o resultar poco seguras o desatinadas. El nivel de satisfacción debe apuntar a una necesidad del estudio de los métodos. Por ejemplo, una actividad que puede ser percibida como eficaz por la dirección puede crear, por otra parte, un gran resentimiento en los trabajadores. Si los especialistas en el estudio del trabajo analizan esas actividades como parte de un programa global de estudio del trabajo, las ventajas que éste aporta resultarán más patentes para los trabajadores.

Análogamente, la elección de un puesto particular para el estudio puede provocar inquietud o malestar. El consejo que se puede dar es mejor no tocarlo, por prometedor que pueda ser desde el punto de vista económico. Si se abordan otros puestos de trabajo con éxito y el consejo se puede considerar que resulta beneficioso para las personas que los ocupan, las opiniones cambiarán y será posible, con el tiempo, volver a la opción original.

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Selección del trabajo para estudio - Consideraciones técnicas o tecnológicas

Una de las consideraciones importantes es el deseo de la dirección de adquirir una tecnología más avanzada, sea en equipo o en procedimientos. En este sentido, es posible que la dirección desee computadorizar su trabajo de oficina o su sistema de inventarios, o introducir la automatización en las actividades de producción. Antes de adoptar esas medidas, el estudio de los métodos puede señalar las necesidades más importantes de la empresa a este respecto. Por ejemplo, si el trabajo burocrático deja mucho que desear y existen procedimientos o información en gran parte innecesarios o injustificados, la computadorización del mismo método de trabajo no mejorará mucho la eficiencia de la oficina. Una expresión común utilizada por los especialistas en sistemas de información en este caso es «la entrada de material inútil produce una salida de material inútil». Lo único que cambia en este caso como resultado de la computadorización es que la misma información innecesaria se producirá a un ritmo superior. Por otro lado, si la computadorización va precedida de un estudio de los métodos, el proceso se simplifica a priori. El tipo de información necesaria se determina más claramente e incluso las decisiones sobre la elección del material físico y de los programas son más racionales. El estudio de los métodos actúa, por consiguiente, como una actividad de exploración antes de la introducción de una tecnología más avanzada. La introducción de nueva tecnología debería constituir, por lo tanto, un factor importante en la elección de los métodos de trabajo que se han de investigar.

Selección del trabajo para estudio - Consideraciones económicas Parte 2

 Para ilustrar este punto daremos el ejemplo siguiente:

Supongamos que una empresa produce 20 productos diferentes. Cada uno de esos productos genera cierto beneficio. Al enumerar la producción anual y la contribución al beneficio que se obtiene, los resultados son los que figuran en el cuadro 6.

La etapa siguiente consiste en reordenar esas partidas por orden descendente de importancia en función de los beneficios. El resultado seria el que aparece en el cuadro 7.

Del cuadro 7 cabe deducir que sólo tres productos, enumerados como «partidas A», representan el 60 por ciento de los beneficios. Estos son los más rentables y cualquier mejora en los métodos de producción de estos productos particulares se reflejará marcadamente en los beneficios. Deberían constituir una prioridad para el estudio. Los productos enumerados en «B», que son siete, aportan el 25 por ciento de los beneficios. Pueden representar, por tanto, una segunda prioridad, mientras que los productos «C» vendrían en último lugar puesto que su contribución a los beneficios es mínima, El mismo tipo de análisis se puede llevar a cabo para determinar «los productos 0 procesos más costosos» 0 «los productos 0 procesos que producen los máximos desechos». Estos pasaran a ser una prioridad para la labor del especialista en el estudio del trabajo. 

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Selección del trabajo para estudio - Consideraciones económicas Parte 1

 Constituye obviamente una pérdida de tiempo comenzar o proseguir una larga investigación si la importancia económica de un trabajo es reducida, o si no se espera que dure mucho tiempo. Es preciso hacerse siempre preguntas como las siguientes: «; Compensara empezar un estudio de los métodos con respecto a este cometido?» o «;Compensara continuar este estudio? ».

Entre otras opciones evidentes del estudio cabe mencionar las siguientes:

A. Operaciones esenciales generadoras de beneficios 0 costosas, u operaciones con los máximos índices de desechos.

B. Estrangulamientos que estén entorpeciendo las actividades de producción u operaciones largas que requieren mucho tiempo.

C. Actividades que entrarían un trabajo repetitivo con un gran empleo de mano de obra 0 actividades que es probable duren mucho tiempo.

D. Movimientos de materiales que recorren largas distancias entre los lugares de trabajo o que entrarían la utilización de una proporción relativamente grande de mano de obra 0 requieren una manipulación repetida del material.

Una de las técnicas mas fáciles que se pueden emplear para poner al descubierto las actividades esenciales enumeradas en A supra es el análisis de Pareto (al que algunas veces se hace referencia como «el análisis ABC del análisis del valor»). El nombre de este análisis se deriva de un economista italiano que advirtió que a menudo un pequeño número de partidas de un conjunto de productos representa el máximo valor. La misma observación se puede ampliar diciendo que entre todas las actividades que se realizan en una fabrica determinada, un pequeño número representa la mayor parte del costo o del beneficio, o el mayor porcentaje de desechos. 

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Selección del trabajo para estudio

 Cabe afirmar que prácticamente toda actividad efectuada en un entorno de trabajo puede ser objeto de una investigación con miras a mejorar la manera en que se realiza. Ese argumento colocaría sobre las espaldas del especialista en el estudio del trabajo una carga ilimitada, que en parte podría no resultar muy productiva.

Sin embargo, concentrando la atención en algunas operaciones esenciales, un especialista en el estudio del trabajo puede conseguir resultados de gran alcance en un periodo relativamente breve de tiempo. Son tres los factores que se deben tener presentes al elegir una tarea:

 1) consideraciones econ6micas o de eficiencia en función de los costos;

2) consideraciones técnicas;

3) consideraciones humanas.